En LATAM, casi 4 de cada 10 puestos de oficina quedan vacíos en un día cualquiera. Y sin embargo, seguir contratando en nuevos países implica multiplicar contratos de oficina, proveedores de hardware y facturas sueltas. Esta nota repasa el dato detrás de esa ineficiencia, varios casos reales de cómo se resuelve, y cómo First Plug y Desky atacan cada lado del problema: el hardware y el espacio.
El dato que sorprende
América Latina es la región del mundo que mejor gestiona sus oficinas y aun así, según el último Reporte Global de Occupancy Planning de JLL, casi el 40% del espacio de trabajo queda ocioso en el día a día. Es decir, empresas que siguen pagando contratos fijos por escritorios, salas y metros cuadrados que buena parte del tiempo nadie usa.
La región también es la más densa en puestos por persona: 1,5 trabajadores por cada asiento disponible, contra 1,3 en Asia-Pacífico y 1,2 en Norteamérica y Europa. Aun así, ese espacio "compartido" sigue sin traducirse en un gasto que se ajuste al uso real.
Ese desajuste refleja un cambio de fondo en cómo las organizaciones piensan el espacio de trabajo. A nivel global, el 62% de las empresas ya exige un número fijo de días de oficina, contra apenas un 28% en 2022. El modelo híbrido dejó de ser una excepción para convertirse en política corporativa.
La conclusión es simple: escalar un equipo distribuido no debería significar sumar horas de gestión ni perder visibilidad del gasto. Y ese mismo desajuste (pagar por algo que no siempre se usa, sin saber bien qué se tiene) se repite, casi calcado, en cómo se gestiona el hardware de un equipo remoto.
Un mismo problema, dos frentes
Cuando una empresa contrata en varios países de LATAM al mismo tiempo, suele tropezar con el mismo error en dos lugares distintos: el hardware y el espacio de trabajo.
El hardware: el más invisible de los dos
Una notebook para quien arrancó en Colombia. Un monitor para el diseñador en México. Un pedido urgente para Argentina. Cada compra resuelta con un proveedor distinto, sin trazabilidad de qué equipo tiene cada persona, en qué estado está, ni cómo se recupera cuando alguien se va.
Ahí trabaja First Plug: centraliza la adquisición, gestión y recupero de hardware remoto a través de una operación propia y una red de proveedores regional. Su plataforma (gratuita) da visibilidad total sobre los activos de la empresa: qué tiene cada persona, en qué estado y dónde está.
El espacio: visible, pero rígido
Alquilar una oficina fija implica contratos largos y costos que se pagan aunque el espacio quede vacío, y con casi 4 de cada 10 puestos sin usar en un día promedio, ese gasto hundido es la norma. Cuando el equipo está repartido en varios países, el problema se multiplica: cada ciudad tiene sus propias tarifas, sus propios contratos, sus propias formas de pago.
Eso fue justo lo que enfrentó Milagros Diez, Senior HR en Candor Investment Group, al liderar un equipo 100% remoto disperso en varios países. Quería ofrecer algo simple: la posibilidad de trabajar desde espacios profesionales cuando hiciera falta, sin contratos locales interminables ni costos fijos que nadie termina usando.
"Necesitábamos un beneficio que realmente sumara, pero sin agregar complejidad. Nada de contratos locales interminables ni costos fijos que tal vez nadie use."
Milagros Diez, Sr HR, Candor Investment Group
Con Desky, el equipo de Candor accede a una red de más de 700 espacios verificados (coworkings, salas de reunión, oficinas privadas) en más de 30 ciudades de LATAM y Europa, bajo un solo contrato y sin negociar país por país. Cada persona reserva su espacio desde la app, cuando lo necesita. Milagros ve todo desde un único dashboard: quién usa qué, cuándo y cuánto se gasta. Y al final del mes, Candor paga solo lo que el equipo realmente usó.
"Hoy puedo darle a todo mi equipo un beneficio que realmente usan: presupuesto, libertad para elegir dónde trabajar y una experiencia simple para HR."
Milagros Diez, Sr HR, Candor Investment Group
El caso de Candor no es aislado. Cada empresa resuelve el mismo problema de espacio a su manera, según cómo esté armado su equipo:
Darwin IA ofrece a sus colaboradores espacios de trabajo en México y Brasil sin negociar con cada proveedor local: todo se resuelve en una sola factura mensual, en lugar de gestionar contratos separados en cada país.
CookUnity usa Desky para resolver el espacio de su in-person week en Perú, una vez al mes (la semana en que el equipo remoto se junta presencialment), sin pagar una oficina fija que quedaría ociosa el resto del mes. Es, en miniatura, la misma lógica que explica ese 40% de espacio ocioso a nivel regional: paga oficina quien la necesita todos los días, no quien la necesita una semana.
El mismo patrón, dos activos distintos
Ninguna de las dos soluciones le vende a la empresa un activo fijo. Le venden control sobre un recurso variable (hardware en un caso, espacio en el otro) con visibilidad total y costo atado al uso real.
Esa es la diferencia entre gestionar a ciegas y tener un dashboard que dice qué tenés, dónde está y cuánto te cuesta.
En números:
~40% del espacio de oficina en LATAM que queda ocioso en un día promedio (JLL)
1,5 trabajadores por asiento disponible en la región (JLL)
62% vs. 28% empresas que exigen días fijos de oficina hoy, contra 2022
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionar espacios y hardware para un equipo en varios países sin multiplicar el trabajo de HR?
Centralizando. Una plataforma que unifique proveedores por país —ya sea para coworkings o para equipos— elimina la negociación local y mantiene visibilidad total del gasto en un solo lugar.
¿Qué pasa si mi equipo solo necesita espacio de forma puntual, como una semana al mes?
No hace falta pagar una oficina fija para eso. Modelos de pago por uso, como los que usa CookUnity para su semana presencial mensual en Perú, permiten reservar espacio solo cuando el equipo realmente se junta.
¿Es rentable dar espacio de trabajo y hardware bajo demanda a un equipo distribuido?
Sí, cuando el pago está atado al uso real. Los modelos de pago por consumo evitan gastos hundidos y permiten ajustar el presupuesto a la necesidad real del equipo, mes a mes.
Facilidad para el equipo que llega. Control para la empresa que crece. Ni un dispositivo ni un metro cuadrado de más.
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