Qué comunica un regalo cuando no hay oficina, cuándo conviene decidirlo y qué resolver antes de elegir el regalo empresarial de fin de año de un equipo remoto, desde el presupuesto hasta el envío a cada país.
En una oficina, el cierre de año viene con un brindis, una cena y alguien que reparte algo. En un equipo remoto nada de eso ocurre, y lo único que puede llegar a la casa de cada persona es lo que la empresa decide enviar.
Por eso el regalo pesa más en un equipo distribuido que en uno presencial. Es casi el único gesto físico del año y, al mismo tiempo, uno de los más difíciles de ejecutar: hay que elegir algo que sirva en distintos países, reunir direcciones y talles, y lograr que llegue antes de las fiestas.
Suele resolverse tarde, con prisa y sin un responsable claro. Lo que sigue ordena las decisiones en el orden en que yo las tomaría.
¿Por qué hacer un regalo empresarial de fin de año a un equipo remoto?
En un equipo remoto el regalo reemplaza gestos que la oficina da sin que nadie los organice: el brindis, la cena, el saludo en persona. Es una de las pocas formas de que cada persona reciba algo concreto en su casa que diga que la empresa la tiene presente. Por eso conviene tratarlo como una decisión de equipo y no como una compra de último momento.
La cercanía no viene incluida en el trabajo remoto, hay que construirla con gestos concretos. En First Plug, lo vemos todos los años y en empresas de diferentes sectores que trabajan con nosotros. Cuando llegamos a la recta final del año, comenzamos a planificar los regalos y la logística para llegar a cada uno de los colaboradores distribuidos en diferentes países.
¿Cuándo conviene empezar a organizar el regalo de fin de año?
Entre octubre y noviembre. En esos meses se decide qué se regala, a quiénes y con qué presupuesto, y en diciembre se envía. Si la decisión se toma en diciembre, el regalo corre el riesgo de llegar en enero, cuando ya perdió su sentido.
Un proceso organizado puede verse así:
Etapa | Qué se decide | Qué suele trabarla |
|---|---|---|
Presupuesto | Monto por persona y quién lo aprueba | Decisiones que llegan cuando el presupuesto ya está comprometido |
Elección | Tipo de regalo y variantes | Gustos o ideas distitnas que no convergen |
Personalización y producción | Diseño, logo y cantidades | Altas y bajas que cambian el total |
Datos de envío | Direcciones, talles y contactos | Información desactualizada |
Despacho | Cuándo sale cada envío | Tiempos y reglas distintos por país |
Entrega y seguimiento | Confirmar que cada regalo llegó | Demoras, daños y reclamos |
Los plazos de cada etapa dependen del país y del tipo de regalo que se decida hacer. Pueden aparecer cuestiones que demoren los tiempos, y por eso conviene retroceder desde la fecha en que el regalo debería estar en cada casa para empezar a planificarlo cuanto antes.
¿Cuánto gastar en el regalo de fin de año y quién debería encargarse?
No hay un monto correcto para todas las empresas. Lo que funciona es definir un valor por persona que sea igual en todos los países y coherente con lo que la empresa hace por su equipo el resto del año, y asignar a una persona concreta la responsabilidad del proceso completo. Un regalo sin dueño es el que llega tarde.
En la práctica el regalo termina en manos HR, en un office manager o en el propio founder, según quién tenga un hueco en la agenda. Conviene decidirlo de antemano. Mi recomendación es que lo lidere el área de People, con el monto aprobado por finanzas y por la dirección antes de empezar a elegir.
¿Qué regalar a un equipo distribuido en varios países?
En un equipo distribuido, importa además que el regalo sea equivalente entre países: que quien vive lejos de una gran ciudad reciba el mismo cuidado que el resto.
Cinco criterios ayudan a filtrar opciones: que sirva para el uso cotidiano, que la marca sea discreta, que existan variantes cuando hay talle, que sea equivalente entre países y que sea fácil de enviar (peso, volumen y fragilidad).
Elegir bien es difícil, porque son muchas cosas a tener en cuenta como gustos, talles, pesos de envío y presupuesto. Por eso, este año armamos opciones a partir de lo que vemos funcionar con los años: pensadas para que se usen, viajen bien y puedan replicarse en distintos países. Son un punto de partida concreto para quien necesita decidir sin empezar de cero.
¿Qué complica enviar regalos a colaboradores en distintos países?
Cada país tiene tiempos, requisitos y costos de envío distintos, y los datos de las personas (dirección, talle, contacto) cambian hasta el último momento por altas y bajas. Lo que más preocupa a quien organiza es que algunos regalos lleguen en diciembre y otros en enero.
Empezar a planificar en octubre ahorra más trabajo que cualquier otra decisión. Esto es lo que conviene reunir antes de comprar:
Una lista de destinatarios cerrada, con fecha de corte y un criterio para las altas posteriores.
País y dirección completa de cada persona, con indicaciones de entrega si hacen falta.
Un contacto para coordinar la entrega.
Talle y variante elegidos por la propia persona, no estimados.
¿Cómo se resuelve un regalo de fin de año para un equipo en varios países?
Con una sola parte responsable de punta a punta, un calendario que empiece en octubre y datos de entrega confirmados antes de producir. Cuando esas tres cosas están, el resto es ejecución.
En First Plug gestionamos hardware para equipos remotos con operación propia en LATAM, y esa operación nos da trazabilidad y responsabilidad sobre cada punto de la entrega.
Para facilitar el proceso a HR, este año armamos 5 propuestas de regalo empresarial. Si ya trabajas con nosotros en la entrega de equipos, el regalo puede apoyarse en esa misma operación, y si no, es buen momento para que empecemos a conversar.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene empezar a organizar el regalo de fin de año?
Entre octubre y noviembre. Esos meses alcanzan para definir presupuesto, elegir el regalo, reunir direcciones y talles, y producir, de modo que en diciembre solo quede enviar. Los plazos exactos dependen del país y del tipo de regalo.
¿Cuánto se debería gastar por persona?
No hay un monto único. Lo recomendable es fijar un valor igual para todos los países, coherente con otros gestos de la empresa hacia el equipo, y priorizar un regalo bien pensado antes que uno caro y genérico.
¿Se puede enviar el mismo regalo a todos los países?
Sí, en First Plug llegamos a todos los países de LATAM. Pero no todos los artículos ingresan con la misma facilidad ni en los mismos tiempos en cada país. Por eso conviene planificarlo con tiempo.
Cierre
Un regalo de fin de año para un equipo remoto se resuelve bien cuando se decide con anticipación, tiene un responsable dentro de la empresa y está pensado para personas concretas, no para una lista de nombres. El resto, desde el presupuesto hasta el envío a cada país, es una secuencia de decisiones que conviene tomar con un partner de confianza.
Este año tenemos 5 propuestas de regalo empresarial para equipos remotos en LATAM. Si quieres empezar a definir el regalo de tu empresa, escríbenos.
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