Las seis etapas por las que pasa el equipo de trabajo de un colaborador remoto, desde la compra hasta su baja, y los servicios con los que First Plug acompaña cada una en LATAM.
Por Matías Lerner, CCO y cofundador de First Plug
Hace poco nos juntamos los founders y los líderes de cada área frente a un pizarrón, con una consigna simple: anotar todo lo que hacemos hoy por nuestros clientes. No lo que planeamos hacer, sino lo que ya forma parte de la operación de todos los días.
Cuando terminamos, el pizarrón estaba lleno. Habíamos escrito seis líneas de trabajo y más de veinte servicios: venta y alquiler de equipos, configuración, entregas, soporte técnico, garantías, recuperación, almacenamiento, borrado de datos y recompra. Casi todos nacieron igual: un cliente nos contó un problema que nadie le estaba resolviendo y empezamos a resolverlo nosotros.
Hace tiempo me gusta explicar lo que hacemos diciendo que estamos presentes en todo el ciclo de vida del hardware remoto, y ese día vimos esa frase desarmada en servicios concretos. Este artículo es el mapa de ese pizarrón. Está ordenado para que cualquier empresa con un equipo distribuido pueda ver qué cubrimos en cada etapa y dónde encaja lo que necesita.
Qué es el ciclo de vida del hardware remoto
El ciclo de vida del hardware remoto es el recorrido completo de un equipo de trabajo (una laptop, un monitor, un celular) desde que la empresa decide adquirirlo hasta que lo da de baja. En un equipo distribuido, cada etapa puede ocurrir en un país distinto, con su propia logística, sus impuestos y sus condiciones de garantía.
En First Plug lo organizamos en seis etapas:
Adquisición: elegir la computadora y la forma de tenerlo.
Configuración: dejarlo listo y seguro antes de que salga.
Entrega y onboarding: que llegue a la persona correcta, a tiempo.
Uso, soporte y mantenimiento: que siga funcionando mientras se usa.
Offboarding, recuperación y almacenamiento: la computadora no se pierde cuando la persona se va.
Fin de ciclo y recuperación de valor: que salga de la empresa sin datos y con parte de su valor recuperado.
Hay además una capa que atraviesa las seis etapas: la gestión, es decir, saber en todo momento qué equipos existen, dónde están, quién los tiene y en qué estado se encuentran. Esa capa vive en nuestra plataforma.
Resumen: todos los servicios de First Plug por etapa
Esta tabla resume las soluciones de First Plug ordenadas según la etapa del ciclo de vida en la que intervienen.
Etapa | Qué resuelve | Servicios de First Plug |
|---|---|---|
1. Adquisición | Qué equipo conseguir, en qué país y bajo qué modelo | Venta de laptops, monitores, celulares y accesorios; merchandising y kits de bienvenida; alquiler y leasing |
2. Configuración | Que el equipo llegue seguro y listo para trabajar | Enrolamiento en MDM (Apple Business Manager, Microsoft Intune); preconfiguración; upgrades de RAM, SSD y sistema operativo |
3. Entrega y onboarding | Que cada colaborador tenga su equipo desde el primer día | Onboarding de equipos; entrega con seguimiento |
4. Uso, soporte y mantenimiento | Que el equipo siga funcionando | Diagnóstico técnico; servicio técnico y reparación; garantías extendidas; cambio de equipo; ITaaS; Infraestructura y cloud. |
5. Offboarding, recuperación y almacenamiento | Que el equipo vuelva y quede disponible | Offboarding; recuperación de equipos; sanitización; relocalización; almacenamiento |
6. Fin de ciclo y recuperación de valor | Que el equipo se de de baja sin datos y con valor recuperado | Borrado seguro de datos; sanitización; ITAD certificado; BuyBack |
Gestión (todo el ciclo) | Visibilidad y control del inventario | Plataforma de gestión IT |
Etapa 1: Adquisición
La adquisición es la etapa donde se toman las decisiones que condicionan todo lo demás. En un equipo remoto no alcanza con elegir un modelo: también hay que definir en qué país conviene comprarlo, cuánto va a tardar en llegar, y si la garantía se va a poder usar donde vive la persona. Una laptop comprada en un país rara vez tiene garantía válida en otro, y eso se descubre recién cuando falla. En First Plug nos ocupamos de todo esto.
La otra decisión de esta etapa es el modelo de tenencia: comprar los equipos o alquilarlos. Comprar convierte el hardware en un activo de la empresa. Alquilar lo convierte en un gasto mensual previsible y evita inmovilizar capital en equipos que se van a renovar. No hay una respuesta única: depende del ritmo de contratación, del flujo de caja y de cuánto tiempo se planea usar cada equipo. Lo desarrollamos en ¿Rentar o comprar hardware para tu equipo remoto?
Servicios de esta etapa:
Venta de equipos: laptops, monitores y accesorios para armar el puesto de trabajo completo en casa del colaborador.
Celulares: equipos móviles corporativos.
Merchandising y kits de bienvenida: productos de marca y kits para recibir a nuevos colaboradores o acompañar fechas especiales. Ver kits
Leasing o Alquiler de equipos: pago mensual recurrente por el uso del hardware.
Etapa 2: Configuración
Un colaborador remoto no puede acercarse al escritorio de IT para que le instalen lo que falta. Por eso el equipo tiene que salir configurado: asociado a la empresa, con las herramientas corporativas instaladas y con las políticas de seguridad activas desde el primer encendido.
El centro de esta etapa es el MDM (Mobile Device Management), la herramienta que permite administrar los dispositivos de forma remota: aplicar configuraciones, instalar software, exigir contraseñas o bloquear un equipo perdido. Para las empresas que buscan certificaciones ISO, tener los equipos enrolados en un MDM es además una forma de demostrar control sobre los dispositivos que acceden a su información. Explicamos el proceso paso a paso en MDM y enrolamiento de dispositivos.
Esta etapa también incluye mejorar el hardware que ya existe. Un upgrade de memoria o de almacenamiento puede extender la vida útil de un equipo y postergar una compra.
Servicios de esta etapa:
Enrolamiento en MDM: registro de cada equipo en Apple Business Manager o Microsoft Intune, para que quede vinculado a la empresa desde el primer encendido.
Preconfiguración: herramientas corporativas y configuraciones definidas por el equipo IT de cada empresa, aplicadas antes del envío.
Upgrades de hardware y sistema operativo: ampliación de RAM, cambio o ampliación de SSD y actualización del sistema operativo.
Etapa 3: Entrega y onboarding
La entrega es la etapa más visible para el colaborador: es la primera experiencia concreta que tiene con su nueva empresa. Si el equipo no llega a tiempo, el primer día de trabajo se pierde, y con él buena parte del esfuerzo que hizo People para que la bienvenida funcionara.
En LATAM, entregar implica coordinar compra local o importación, aduanas, direcciones particulares y horarios. En First Plug lo hacemos con operación propia en la región, lo que nos permite responder por cada punto del recorrido en lugar de depender de terceros. Además, llegamos a +170 países en el mundo.
Servicios de esta etapa:
Onboarding de equipos: selección de hardware, accesorios y destino para cada nuevo colaborador desde un único flujo; preparación, envío y alta del equipo en la plataforma.
Entrega: envío al domicilio del colaborador con seguimiento del estado en tiempo real.
Etapa 4: Uso, soporte y mantenimiento
Es la etapa más larga del ciclo y, al mismo tiempo, la menos visible. Mientras el equipo funciona, nadie piensa en él. Cuando falla, el problema deja de ser solo técnico. Hay que saber quién lo diagnostica, dónde se repara, si la garantía aplica en ese país y con qué trabaja la persona mientras tanto.
Para una empresa con colaboradores en varios países, resolver cada falla de forma aislada significa buscar un servicio técnico distinto en cada lugar. En esta etapa centralizamos el soporte: el pedido se hace desde la plataforma, asociado al equipo, y nosotros coordinamos el resto.
Servicios de esta etapa:
Diagnóstico técnico: evaluación del equipo para identificar la falla y definir si conviene repararlo o reemplazarlo.
Servicio técnico y reparación: reparación del equipo.
Garantías extendidas: ampliación de la cobertura del equipo por 1 a 3 años, según el plan que elija cada empresa. Trabajamos con dos opciones: la garantía extendida del fabricante (por ejemplo, AppleCare) y una garantía propia de First Plug para los países donde el fabricante no la ofrece. Están disponibles en todos los países y aplican solo a equipos adquiridos a través de First Plug.
Cambio de equipo: reemplazo de un equipo, coordinando la entrega del nuevo y el retiro del anterior.
ITaaS: soporte y gestion de parque tecnologico con mesa de ayuda, gestión de dispositivos (MDM), parches, seguridad.
Infraestructura y cloud: servidores, almacenamiento y redes consumidos on-demand (IaaS, PaaS).
Etapa 5: Offboarding, recuperación y almacenamiento
Cuando un colaborador deja la empresa, su equipo queda en su casa, muchas veces en otro país. Cada día que pasa sin recuperarlo es un riesgo: el dispositivo todavía tiene acceso a información de la empresa y su valor de reventa baja. Es también la etapa que más se posterga, porque la urgencia de la salida suele estar en otro lado. Lo desarrollamos en qué hacer con las computadoras de tus ex empleados.
No todos los movimientos de esta etapa son salidas. A veces un colaborador se muda, cambia de rol o un equipo tiene que pasar de una persona a otra en otro país. En esos casos, el hardware necesita trasladarse o esperar en un lugar seguro hasta su próximo destino.
Servicios de esta etapa:
Recuperación de equipos: coordinación del retiro del equipo cuando un colaborador deja la empresa. Coordinamos retiros en más de 170 países.
Relocalización: traslado de equipos entre sedes o países.
Almacenamiento: resguardo de laptops, monitores, accesorios y merchandising en depósitos con acceso controlado, listos para reasignarse.
Etapa 6: Fin de ciclo y recuperación de valor
Un equipo que ya no se va a reasignar sigue teniendo dos cosas: datos y valor. Si se guarda en un cajón, la empresa pierde el valor y mantiene el riesgo. Si se vende o se descarta sin un borrado adecuado, la información puede terminar en manos de terceros.
Esta etapa resuelve las dos cosas. Primero, la información se elimina siguiendo un proceso verificable. Después, el equipo se evalúa y se decide su destino: reacondicionamiento, reventa o reciclaje.
Servicios de esta etapa:
Factory Reset (borrado seguro de datos): eliminación de la información del equipo para que no pueda recuperarse.
Sanitización: limpieza física del equipo para dejarlo en condiciones de volver a usarse.
BuyBack: recompra de equipos. Evaluamos el parque por lote, hacemos una oferta y, si la empresa acepta, recibe el pago o crédito para la compra de equipos nuevos. El hardware se reacondiciona, se vende o se recicla de forma segura.
Gestión IT: la plataforma que acompaña todo el ciclo
La plataforma de First Plug es el lugar donde se ven y se gestionan todas las etapas anteriores. Concentra en un solo panel el inventario de equipos de la empresa, sin importar en qué país estén, y permite iniciar desde ahí la mayoría de los servicios. Explicamos por qué esta visibilidad importa en El ciclo de vida del hardware remoto: gestión de activos.
Qué se gestiona desde la plataforma:
Inventario en tiempo real, con número de serie, ubicación y estado de cada equipo.
Asignaciones: qué hardware tiene cada colaborador.
Envíos, devoluciones y relocalizaciones con trazabilidad completa.
Pedidos de devolución a ex colaboradores y reasignación de equipos.
Alertas de equipos obsoletos para anticipar renovaciones.
Pedidos de cotización y de nuevos equipos.
Organización del stock por oficinas o depósitos.
Solicitudes de soporte asociadas a cada equipo.
Por qué conviene un solo proveedor para todo el ciclo
Los problemas del hardware remoto rara vez aparecen dentro de una etapa. Aparecen entre una y otra: cuando quien compró no es quien configura, cuando quien entrega no tiene registro de lo que entregó, cuando el retiro de un equipo no le corresponde a nadie. En cada traspaso se pierde información, y con ella se pierden equipos.
En First Plug compramos, configuramos, entregamos, damos soporte, recuperamos, almacenamos y revendemos con operación propia en LATAM, sin intermediarios en la región. Por eso podemos seguir cada equipo desde que se adquiere hasta que sale de la empresa, y responder por lo que pasa en cada punto del recorrido.
Preguntas frecuentes
¿Qué servicios ofrece First Plug?
First Plug gestiona el ciclo de vida completo del hardware de equipos remotos en LATAM: venta y alquiler de equipos, configuración con MDM, entrega y onboarding, soporte técnico y garantías, offboarding y recuperación de equipos, almacenamiento, borrado seguro de datos, ITAD y recompra mediante BuyBack o trade-in. Todo se gestiona desde una plataforma que muestra el inventario en tiempo real.
¿Qué es el ciclo de vida del hardware remoto?
Es el recorrido de un equipo de trabajo desde que se adquiere hasta que se da de baja, cuando el colaborador trabaja de forma remota. Incluye seis etapas: adquisición, configuración, entrega, uso y soporte, offboarding y fin de ciclo. En equipos distribuidos, cada etapa puede ocurrir en un país distinto.
¿Qué pasa con la laptop de un colaborador que deja la empresa?
First Plug coordina el retiro en su domicilio y el equipo vuelve a la operación. Desde ahí puede almacenarse para reasignarlo, trasladarse a otro país o, si ya no se va a usar, pasar por un borrado seguro de datos y venderse mediante BuyBack.
¿Cómo se protege la información de los equipos que se dan de baja?
Antes de reasignar, vender o reciclar un equipo, se realiza un borrado seguro de datos para que la información no pueda recuperarse. La disposición final del equipo se acompaña de un certificado.
¿Se pueden contratar los servicios por separado?
Sí. No trabajamos con paquetes cerrados, conversamos con cada cliente para entender qué necesita y preparamos una propuesta y un presupuesto a medida, con los servicios que tu empresa necesita hoy y la posibilidad de sumar otros más adelante.
Lo que dejó el pizarrón
Ese pizarrón no era una lista de productos. Era el registro de cada vez que un cliente nos contó un problema que no estaba resuelto, desde la laptop que no llegaba a tiempo hasta la que quedaba olvidada en la casa de un ex colaborador.
Estar presentes en todo el ciclo de vida del hardware remoto es eso: que ningún equipo quede en un punto ciego entre una etapa y otra, para que las empresas puedan crecer y contratar en nuevos países sin que el hardware sea una traba.
Si quieres saber qué necesita tu equipo en cada etapa, puedes contactar con nosotros para conocer el servicio que buscas.
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